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最近、報告書が多くなり過ぎている、というようなことはありませんか?

 御社では、報告書が多くなりすぎている、というようなことはないでしょうか。
 報告書の中で、目を通さないといけない、というものはどの程度あるのでしょうか。

 コンピュータが普及すると紙の使用は減るのではないかと予想されていましたが、結果は逆に増えることになってしまいました。簡単に報告書が打出せるので、一応打出しておこうという報告書が増えてしまっている場合があるのです。

 特に、経営者が細かいところに気が付くタイプであると、部下は報告書を増やすということになってしまいます。聞かれた時に、そのデータが用意してなければ報告が不備であるともされかねないからです。そのために報告書はだんだんと厚さを増やしていくということになってしまうのです。

 また、経営コンサルタントの指導が終わった後で、作成資料が増えていく恐れもあります。
 指導の場では、「こういう内容の資料はありますか」と聞いても、資料が存在していない場合があります。作成されていなかったのは、そのような資料の必要性を認識していなかったからです。
 しかし、その資料が戦略立案に必要ということが理解されると、その資料も作成されるようになっていきます。ところが、指導終了後に、担当者が気を利かせたつもりで独自の資料を作成するようになる場合もあるのです。

 このようにして、報告書は厚くなり、増えていきます。

 しかし、報告書が分厚いということは、不要な情報が多くなっている場合が多いのではないかと考えられるのです。
 そこで、必要な情報と不要な情報をどのように区別するか、ということが問題となってきます。
 また、不要な報告書をどのように整理するか、ということが問題となります。

 この問題に関して、松下幸之助さんがコンピュータの使用を中止させたことがあります。
 当時は同じ会社の電子計算機センターを利用していて、毎日、全国の売上が朝集まるようになっていました。費用を尋ねるとかなりの額なので松下さんは次のように言われたのです。

「うちはもうそんなことをせんでも五日目に集計をとっていることによって十分に対策がたてられるはずや。五日目に集まってくる対策すらもたてられない連中がやね、毎日集まって何をするか。だから、もうこれは中止や」

 現在は、卸売業・小売業の経営者で日次決算を行なってすぐ対策を立てられている方もおられます。ですから、5日目というのは当時の話です。この松下さんの言葉から指摘したいのは、次のことです。

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 報告書はその報告書によって経営判断や管理活動を行なうためにある。
 経営判断や管理活動に使っていない報告書は不要である。
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 管理部門が増えると、報告書の数も増えます。報告書をまとめることが仕事のように思う人も多いのです。松下さんがコンピュータを中止したとき、松下電器では毎月百数十の報告書があったのです。松下さんは次のように指示しました。

「あす、この報告書がなかったら会社がつぶれるというものだけ置いておけ。
 これがなかったら一年先につぶれるというものやったらかまわんから
 みなやめてしまえ」

 その結果、報告書は13に減ったのです。

 このように、なくてもよいという報告書が多く作られていることがあるものです。
 そのうえ、その膨大な報告書が経営者のもとに届けられているとしたら、それは大いに問題があると考えられます。
 なぜなら、経営者の仕事で重要なのは経営判断ですから、報告書が膨大な量になっていたら、目を通すだけで時間がなくなり、検討の時間が少なくなるからです。

 そこで報告書を少なくする方法を検討してみましょう。

 毎月出てくる報告書が多すぎるというのは、戦略が構築されていないおそれがあります。
 戦略が構築されていないために必要な報告が特定されていないので、「これも必要ではないか」と報告書に盛り込まれて分厚い報告書になっているおそれがあるのです。

 戦略が再構築され、計画に落とし込まれて、経営者が押さえなければならない次の事項が明確化されている必要があるのです。
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□どのような点が、何時までに、どのようになっている必要があるのか
□それぞれの進捗度がどの程度低かったら新たな策を打つ必要があるのか
□それぞれの進捗度がどの程度高かったら優れた成果と判断するのか
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 戦略が明確になっていれば「どのような点が」というのは絞られるはずです。このような考えにより作成される報告書は部門毎に数枚で済むはずです。

 報告の詳細が必要な場合には、別途担当者から報告を受ければ良いでしょう。
 また、今の時代は、自分のパソコンから会社のデータを分析できるようにシステムを組むことも可能です。自分でいろいろと分析して経営判断を行なうタイプの経営者は、ご自分のパソコンから分析できるシステムを導入することです。

 また、間接部門の人員が多くなっている場合には、不要な資料が作成されている怖れがあります。
 間接部門の管理者も、どうせ暇だからと、資料作成を指示している場合もあるからです。
 指示がなくても、事務所内で暇な状態にしているのは耐えられないので、資料作りをすることで、仕事をやっている気になっている人もいるからです。

 各部署で不要な報告書・書類が作成される場合もあります。
 ですから、下の基準で現状をチェックしてみることです。

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□経営方針を明確にしているか
□経営計画を全社員に理解・徹底させているか
□間接部門が多くなっていないか
□どのような報告書・書類が作成されるべきか明確になっているか
□その他に各部門で作成されている書類がないかどうか
□不要な報告書・書類が作成されていないか
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 御社では、最近、報告書が多くなり過ぎている、というようなことはなかったでしょうか。

参考資料:松下さんの話
     「松下幸之助 経営百話」

(経営コンサルタント 山田勉)

※ここに掲載したレポートは、
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配信したものの一部を掲載しています。
レポートの内容は、最初に公開した当時のまま掲載しています。

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