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環境の変化に応じてルールが変更されていない、というようなことはないですか

 御社では、環境の変化に応じてルール・規則が変更されていない、というようなことはないでしょうか。

 一度作られたルールはなかなか変えにくくなります。そのルールが有効であったために現在の会社になったという面もあるからです。

 ですから、特にそのルールに不都合がない限り、なかなか変えられない場合が多いのです。一部不都合が出てきても、ルールを変更しないで例外処理として扱うことになるのです。

 特に人事制度については、この例が顕著です。
 人事制度については、20年以上も前から「年功主義から能力主義・業績主義へ」と言われてきました。

 しかし、なかなか年功主義を変えない企業も多かったのです。年功主義で不都合な部分が出てきたら例外処理を行なっているのです。

 例えば、年功主義の場合には、優秀な人を中途採用できないという問題が出てきます。そこで、優秀な人を中途採用する場合には、「調整手当」を支給することで例外処理をしていたのです。

 これが人事制度なら人事部での調整の問題で済みます。しかし、さまざまな社内承認プロセスのルールや、経費等の経理のルールが古いままであると問題が出てきます。裏ワザを使おうという人が出てくるのです。

 例えば、著名な心理学者で某大学の名誉教授になられた方が講演された時に話された話があります。
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 戦後(戦時中だったか)、まだ大学各部の予算が少ないころの話です。

 暑い夏なのに研究室には扇風機もありません。
 他の部では扇風機購入の申請をしたのですが、断られています。
 こういう時には要領が必要なのです。
 私は「空気拡販に関する研究機材」として購入を申請しました。私の研究室には扇風機が入り、快適に研究を進めることができたのです。

 四角四面に考えて小さなことにこだわるより目的を達成した方が良いのです。
 (おおよそ、このような内容で話されていました。機械の名称は失念。)
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 これはルールが環境に合っていたにもかかわらず、自分の都合で裏ワザを使った例です。
※このケースの場合に、この教授のように考えることが出来るかどうか、それは、人生観が影響する問題と言えましょう。

 ルールが環境に合っていなければ、尚のこと裏ワザを使って自分に都合よく処理しようという社員が出てきます。

 さらに次のような問題も出てきます。
 古いルールをそのままにしておくと、裏ワザを使える人が有能だと思われたりするようになるのです。正規では通らないことが社内で通るようになるのですから。
 しかし、このように裏ワザがないと処理を進めることが出来ないというのでは、新しい人材がなかなか育ち難くくなってしまいます。仕事以外にこのようなことも知る必要があるのですから。

 ルールが更新されていないと、逆に、古いルールを無理やり適用しようという人も出てきます。

 このような事態にならないように、ルール・規則は常に現状に合うように修正していく必要があるのです。

 ただし、ルール変更にあたって考えなければならないのは次のことです。
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・ルール変更の必要性があるのは、
 ルール適用の結果に「妥当性」がなくなるケースが出るようになった時です。

 ただし、 
・ルールは変更されすぎてもいけません。
 そのルールに基づいて社員が行動しているからです。
 ルールが途中で変更されたら、ルールに基づく承認を得ようと努力していることが無駄になる怖れもあるのです。ですから、ルールがあまりにも変更されすぎると、ルールによる効果を社員が期待しないようになってしまうから です。

 このため、
・ルールの施行に当たっては、告知してからある程度期間を置くのが望ましい場合もあります。

 また、
・ルールが変更されたら、新しいルールは周知徹底させる必要があります。
 知っていることで、始めてルールが予定した効果が出てくるのですから。
 周知徹底させるためには関係部署の部員には説明会で説明し、
 さらに、イントラネットで掲示するなどの方法が有効です。
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 御社では、環境の変化に応じてルールが変更されていたでしょうか?

※今回のレポートは、『まぐまぐプレミアム版』
 実践!経営アップメール・プレミアム【第34号】[2004/01/27]
 に掲載した記事を掲載しました。
・レポートは一部省略して掲載しています。

(経営コンサルタント 山田勉)

※ここに掲載したレポートは、
メルマガ「実践!経営アップメール」「会社の◆経営体質を診断する!」
配信したものの一部を掲載しています。
レポートの内容は、最初に公開した当時のまま掲載しています。

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